Perfekte Absageschreiben: Eine rechtliche und menschliche Herausforderung

Absagen sind sowohl für Bewerber als auch für Unternehmen ein äußerst sensibles Thema. Für Bewerber sind sie oft frustrierend, da sie eine von vielen Anstrengungen repräsentieren, die nicht zum gewünschten Ergebnis führen. Auf der anderen Seite stellen sie für Unternehmen ein rechtliches Risiko dar, insbesondere wenn sie ungeschickt oder emotional formuliert werden. Der Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Alexander Birkhahn erklärt, was in einem perfekten Absageschreiben enthalten sein sollte und wie Unternehmen sich rechtlich absichern können, ohne die Bewerber unnötig zu enttäuschen.

Laut Birkhahn besteht die ideale Absage lediglich aus einem kurzen Hinweis, dass die Bewerbung nicht berücksichtigt werden konnte, gefolgt von einem Dank und dem Informationshinweis, dass die Bewerberdaten nach drei Monaten gelöscht werden. Das mag zwar nüchtern klingen, ist jedoch die rechtlich sauberste Lösung, um potenzielle Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden.

Zwar wäre es ideal, dem Bewerber auch einen Grund für die Absage zu geben, doch die Realität zeigt, dass dies nicht immer hilfreich ist. Der Verweis auf die besseren Qualifikationen der anderen Bewerber kann in manchen Fällen den Bewerber eher verunsichern, da dieser möglicherweise einen anderen Grund vermutet, die Absage erhalten zu haben, etwa Diskriminierung. Aufgrund dieser Überlegungen empfiehlt Birkhahn, auf komplizierte oder positiv formulierte Absagen zu verzichten. Aussagen, die darauf hindeuten, dass jemand besser oder sympathischer war, können zu Missverständnissen und rechtlichen Herausforderungen führen.

Telefonische Auskünfte über Absagen sind ebenfalls problematisch. Birkhahn rät dringend davon ab, da solch ein Gespräch die Gefahr birgt, dass unbeabsichtigt rechtlich relevante Informationen preisgegeben werden. In rechtlichen Auseinandersetzungen zählt der Stellenprofil-Ausschluss. Selbst hochqualifizierte Bewerber können gegen eine Absage nicht erfolgreich klagen, solange das Unternehmen innerhalb seines Entscheidungsfreiraums handelt. Es ist wichtig, kein persönliches Urteil in die Absage einfließen zu lassen, etwa in Bezug auf die Sympathie des Bewerbers; dies könnte als diskriminierend ausgelegt werden.

Obwohl die Formulierung der Absage oft eine leidige Aufgabe von Personalern ist, ist es unabdingbar, diese korrekt und abgewogen zu gestalten, um sich nicht rechtlichen Auseinandersetzungen auszusetzen.

Zusammenfassung

• Die rechtlich sicherste Absage umfasst lediglich den Hinweis, dass die Bewerbung nicht berücksichtigt wird, sowie einen Dank und die Information zur Datenlöschfrist.
• Positiv formulierte Absagen können zu Missverständnissen und rechtlichen Konsequenzen führen, insbesondere in Bezug auf Diskriminierung.
• Telefonische Rückmeldungen über Absagen sollten vermieden werden, um unabsichtliche rechtlich relevante Informationen zu verhindern.

Was Vertriebsprofis wissen sollten

Für Vertriebsprofis ist es von enormer Bedeutung, sich mit den Gründen für Absagen und deren korrekter Formulierung auseinanderzusetzen. Das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen kann helfen, nicht nur rechtliche Konflikte zu vermeiden, sondern auch das Image des Unternehmens zu schützen. Ein respektvolles und korrekt verfasstes Absageschreiben kann das Ansehen des Unternehmens steigern und möglicherweise zu bemerkenswerten Rückmeldungen oder zukünftigen Bewerbungen führen. Bei der Formulierung sollten Vertriebsprofis stets darauf achten, dass die Kommunikation transparent und respektvoll erfolgt, ohne falsche Hoffnungen zu wecken oder Diskriminierungsrisiken einzugehen. Ein gut durchdachtes Absageschreiben zeugt von Professionalität und kann langfristig positive Effekte auf das Unternehmensimage haben.

Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag „Wer schon ein paar Absagen bekommen hat, kann die Floskeln nicht mehr hören“
Quelle: Impulse