Die größten Herausforderungen im Finanzmanagement und deren Lösungen

Im Bereich des Finanzmanagements stehen viele Unternehmen, insbesondere mittelständische, vor erheblichen Herausforderungen. Drei der größten Hürden sind Medienbrüche, inkonsistente Daten und der Mangel an qualifizierten Fachkräften. Oft haben Unternehmen gewachsene Systemlandschaften, die mehrere Plattformen und manuelle Prozesse umfassen, wie etwa die Verwendung von Excel neben älteren Buchhaltungssystemen. Diese Komplexität führt zu doppelter Datenerfassung und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, was zusätzliche Diskussionen über Inkonsistenzen und Missverständnisse hinsichtlich der Zahlen mit sich bringt.

Ein weiteres gravierendes Problem ist der Fachkräftemangel, der sich nicht nur auf den HR-Bereich beschränkt, sondern auch in der Buchhaltung spürbar ist. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es notwendig, bestehende Systeme zu hinterfragen und nicht länger auf alte Gewohnheiten zu setzen. Ein konkretes Beispiel dafür bietet die DFR GmbH, die mit sechs unterschiedlichen Systemen und einem Chaos aus Papierunterlagen kämpfte. Durch die Umstellung auf Sage Intacct konnte das Unternehmen seine Prozesse optimieren und die Effizienz drastisch erhöhen: Täglich werden mittlerweile 40 Kreditorenrechnungen in nur einer halben Stunde gebucht. Im Vergleich dazu hat dieser Prozess zuvor ohne richtige Nachbearbeitung bis zu drei Stunden in Anspruch genommen.

Fragmentierte Systeme bringen weitreichende Risiken mit sich. Operative Risiken zeigen sich häufig in Form von verspäteten Abschlüssen, während Compliance-Risiken drohen, wenn die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD nicht sichergestellt werden kann. Diese Risiken müssen berücksichtigt werden, um potenziell steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Zusätzlich haben Unternehmen oftmals keinen Zugang zu kritischen Echtzeit-Daten, die für strategische Entscheidungen unerlässlich sind.

Hier kommt die Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. KI kann den Finanzbereich revolutionieren, indem sie Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert. Beispielsweise können bei der Belegerfassung Daten automatisiert ausgelesen werden, sodass die manuelle Eingabe weitgehend entfällt. Darüber hinaus kann KI Muster erkennen und ungewöhnliche Buchungen markieren, was die Effizienz des Vier-Augen-Prinzips erhöht. Dennoch nutzen viele Unternehmen KI nicht optimal, wodurch nur ein geringer Prozentsatz der Finanzverantwortlichen tatsächlich Zeit sparen kann.

Echtzeit-Daten sind für Unternehmen unerlässlich, insbesondere in volatilen Märkten. Die Möglichkeit, jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen, macht den Unterschied zwischen reaktivem Handeln und aktivem Führen. Eine Software wie Sage Intacct ermöglicht es, detaillierte Einblicke bis zur einzelnen Rechnung zu gewinnen, sodass Unternehmen auf Veränderungen proaktiv reagieren können.

Für Unternehmen, die durch Akquisitionen wachsen, wird das Multi-Entity-Management zur Herausforderung. Unterschiedliche Tochtergesellschaften arbeiten häufig mit eigenen Systemen und Kontenrahmen, was die Konsolidierung in Excel extrem kompliziert und fehleranfällig macht. Moderne Lösungen, wie Sage Intacct, bieten automatische Konsolidierungsfunktionen, die einen umfassenden Überblick gewährleisten.

Für Unternehmen, die eine digitale Finanzabteilung aufbauen möchten, empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen: Zunächst sollten alte Prozesse aufgeräumt, Papier reduziert und Excel professionalisiert werden. Anschließend kann KI pragmatisch genutzt werden, um Effizienz zu steigern und Fehler zu verringern. Eine Verfahrensdokumentation im Einklang mit den GoBD-Vorgaben ist ebenfalls ratsam. Gute Softwarelösungen sind modular, sodass Unternehmen klein anfangen und kontinuierlich expandieren können.

Zusammenfassung

• Medienbrüche, inkonsistente Daten und Fachkräftemangel stellen große Herausforderungen im Finanzmanagement dar.
• Künstliche Intelligenz kann Prozesse im Finanzbereich automatisieren und die Effizienz steigern.
• Echtzeit-Daten sind entscheidend für eine proaktive Unternehmensführung in einem dynamischen Marktumfeld.

Was Vertriebsprofis wissen sollten

Vertriebsprofis müssen sich intensiv mit den Herausforderungen im Finanzmanagement auseinandersetzen, um gezielt Lösungen anzubieten. Es ist entscheidend, dass ihnen bewusst ist, wie negative Auswirkungen von fragmentierten Systemen die Entscheidungsfindung und die Reaktionsfähigkeit der Unternehmen verzögern können. Die Möglichkeiten der digitalen Transformation, insbesondere der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, bieten wertvolle Ansätze, um vorhandene Prozesse zu optimieren und Unternehmen von manueller Arbeit zu entlasten.

Vertriebsprofis sollten proaktiv die Vorteile von Echtzeit-Daten kommunizieren und erklären können, wie moderne Softwarelösungen wie Sage Intacct die Sichtbarkeit und Effizienz im Unternehmen verbessern können. Wichtig ist, die Unternehmen in ihren digitalen Transformationsprozessen zu begleiten und den langfristigen Wert zu betonen, den diese Veränderungen für die Entscheidungsfindung und Unternehmensführung mit sich bringen.

Thomas Unger – Vertriebsprofi mit Technikverstand
Tel. +49 6171 587 227

Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Aktiv führen statt nur reagieren
Quelle: Impulse