Einwilligung vor der Aufnahme

Ein häufiger Fehler ist, das Telefonat bereits vor der Zustimmung aufzuzeichnen. Datenschutzrechtlich ist das nicht zulässig. Du solltest den Einwilligungsprozess an den Anfang des Gesprächs stellen: Zuerst informieren, dann aktiv zustimmen und schließlich aufzeichnen. So bist du auf der sicheren Seite.

Die technische Umsetzung ist unkompliziert und benötigt nur wenige Sekunden. Mit der richtigen Unterstützung kannst du diese Schritte schnell realisieren und bist rechtlich abgesichert.

„Stelle sicher, dass die Einwilligung immer vor der Aufnahme kommt.“

Aktive Zustimmung einholen

Die Formulierung „Bitte legen Sie auf, wenn Sie nicht einverstanden sind“ ist unzureichend. Ein Nicht-Auflegen zählt nicht als Zustimmung. Stattdessen solltest du ein klares Signal setzen: „Drücken Sie die Eins, wenn Sie mit der Aufzeichnung einverstanden sind.“ So erhältst du eine aktive Bestätigung.

Technisch ist dies leicht umsetzbar. Eine IVR-Ansage (Interactive Voice Response) kann dir helfen, diese Einwilligung rechtssicher zu protokollieren.

„Aktive Zustimmung ist der Schlüssel zu rechtlich sicheren Aufzeichnungen.“

DSGVO-Informationspflicht

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt umfangreiche Informationen, die du vor der Aufzeichnung bereitstellen musst. Im Telefonat ist es unrealistisch, alle Details vorzulesen. Hier kommt das Zwei-Ebenen-Modell ins Spiel: Gib eine kurze Info während des Gesprächs und verlinke auf eine umfassende Datenschutzerklärung online.

So erfüllst du die Anforderungen der DSGVO, ohne den Gesprächsfluss zu stören. Das sorgt für Klarheit und Vertrauen bei deinen Kunden.

„Nutze das Zwei-Ebenen-Modell für eine effiziente Informationsübermittlung.“

Verantwortung bei der Telefonanlage

Unabhängig davon, welcher Anbieter deine Telefoninfrastruktur bereitstellt, trägst du die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Aufzeichnungen. Das bedeutet, dass du mit deinem Telefonanlagendienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen musst.

Wähle einen Anbieter, der Compliance von Anfang an mitdenkt. So bist du nicht nur technisch gut aufgestellt, sondern auch rechtlich abgesichert.

„Die Wahl des Anbieters ist entscheidend für deine rechtliche Sicherheit.“

Praktische Relevanz der Call-Recordings

Für Verkäufer ist es wichtig, rechtlich abgesichert zu arbeiten, um das Vertrauen der Kunden nicht zu gefährden. Die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben ermöglicht dir, deine Gespräche zur Qualitätssicherung und für die Schulung zu nutzen, ohne rechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen.

Durch klare Prozesse und aktive Zustimmung schaffst du eine transparente Grundlage für deine Kundenbeziehungen. Das stärkt nicht nur dein Unternehmen, sondern auch dein persönliches Auftreten als Verkäufer.

Wie sieht deine Strategie im Umgang mit Call-Recordings aus? Was erlebst du im Alltag in diesem Bereich?

Autor: Philipp Zurr (+49 1511 2783 451)

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Quelle:Vertriebszeitung