E-Rechnungen: Gesetzliche Anforderungen und Chancen für Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Kleinunternehmer und Selbstständige. Diese neue Regelung klingt auf den ersten Blick nach zusätzlichem bürokratischen Aufwand, bietet jedoch auf lange Sicht viele Vorteile. Die richtige Wahl bei der Umstellung auf E-Rechnungen eröffnet Unternehmen die Chance, den Papierverbrauch zu reduzieren, manuelle Tätigkeiten zu verringern und die Übersichtlichkeit ihrer Rechnungsprozesse zu erhöhen.

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, E-Rechnungen mit klassischen PDF-Dateien gleichzusetzen. Eine echte E-Rechnung basiert auf strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die bestimmten europäischen Normen wie der EN 16931 entsprechen. Bekannte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erfüllen diese Anforderungen. Der Vorteil ist, dass solche Daten direkt von Softwareprogrammen verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe oder eine OCR-Erkennung erforderlich ist. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und minimieren das Risiko von Fehlern.

Der Zeitplan für die Umsetzung ist klar definiert: Spätestens am 1. Januar 2028 müssen Unternehmen Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat ausstellen. Unternehmen, die sich frühzeitig auf diese Änderungen einstellen, profitieren nicht nur von einer rechtlichen Absicherung, sondern verbessern gleichzeitig ihre organisatorischen Abläufe.

Das Empfangen von Rechnungen per E-Mail stellt sich oft als problematisch dar. PDFs können leicht manipuliert werden, und E-Mails sind häufig Ziel von Viren oder Betrugsversuchen. Zudem erfordert die manuelle Aufnahme der Rechnungen zusätzlichen Aufwand, und es entsteht eine Intransparenz darüber, ob und wann die Rechnungen den Empfänger erreicht haben. Hier setzt die DATEV E-Rechnungsplattform an. Sie bietet einen geschützten Raum für den Datenaustausch, inklusive automatischer Validierung und Virenprüfung. Darüber hinaus sehen Empfänger in Echtzeit den Status ihrer Rechnungen und können jederzeit nachvollziehen, ob diese geöffnet oder an andere Systeme weitergeleitet wurden.

Das E-Rechnungspostfach der DATEV E-Rechnungsplattform fungiert als zentrale Schaltstelle für den Empfang der E-Rechnungen und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Diese Lösung gewährleistet, dass Rechnungsdaten direkt zur Prüfung, Freigabe und Archivierung weitergeleitet werden, wodurch Medienbrüche vermieden und der Bearbeitungsprozess beschleunigt wird.

Den Unternehmen stehen zahlreiche Vorteile zur Verfügung: Sie sparen Zeit, reduzieren die Mahnquoten und können sich auf eine zukunftsfähige Lösung verlassen, die bereits jetzt für mögliche Anforderungen in der Zukunft gerüstet ist.

Zusammenfassung

• Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
• E-Rechnungen bestehen aus strukturierten Daten, die eine direkte Verarbeitung ohne manuelle Eingabe ermöglichen.
• Die DATEV E-Rechnungsplattform bietet eine sichere, transparente und effiziente Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen.

Was Vertriebsprofis wissen sollten

Vertriebsprofis sollten sich intensiv mit der Thematik der E-Rechnungen auseinandersetzen, da diese neue Regelung erhebliche Auswirkungen auf den Verkaufsprozess hat. Die Umstellung auf E-Rechnungen wird nicht nur die Effizienz und Sicherheit im Rechnungsaustausch verbessern, sondern auch ein transparenteres und nachvollziehbareres System schaffen. Vertriebler müssen verstehen, dass die Wahl der richtigen Plattform, wie die DATEV E-Rechnungsplattform, entscheidend für den Unternehmenserfolg ist.

Ein gewisses Maß an Vorbereitung und Anpassung ist erforderlich, um die neuen Standards zu integrieren. Es ist wichtig, sich rechtzeitig mit den entsprechenden Softwarelösungen auseinanderzusetzen und sicherzustellen, dass diese die internen Abläufe unterstützen. Der Vertrieb kann durch die frühzeitige Umsetzung der E-Rechnungsprozesse nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch den Kundenservice durch schnellere Rechnungsbearbeitungen und transparente Hilfe verbessern.

Thomas Unger – Vertriebsprofi mit Technikverstand
Tel. +49 6171 587 227

Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Philipp Lahm empfiehlt DATEV für E-Rechnung
Quelle: Impulse